30 نکته طلایی که باید برای حضور در یک ملاقات رسمی بدانید

30 نکته طلایی که باید برای حضور در یک ملاقات رسمی بدانید

برای همه­ ی ما اتفاق می افتد که در ملاقات های رسمی و یا غیر رسمی حضور داریم و تلاش می کنیم تصویر ذهنی مطلوبی از خود در ذهن مخاطب به جا بگذاریم. در واقع قبل از ارائه مطلبی که دلیل اصلی ملاقات ماست ؛ خود، تفکر، انگیزه ها و نگرش خود را با رفتار کلامی و غیر کلامی خود به نمایش می گذاریم. نحوه ایستادن، نشستن ، قدم زدن ، صحبت کردن ، گوش کردن ، کلماتی که انتخاب می کنیم همگی بیانگر شخصیت ماست و در شکل گیری تصویر ذهنی مخاطب ما نقش به سزایی دارد.
در دنیای امروز اهمیت ارتباطات و کیفیت آن بر هیچ کس پوشیده نیست و در میان میلیون ها نفر جوانان جویای کار ، موقعیت و پرستیژ اجتماعی ، تنها عده معدودی موفق به ارائه موفق خویش می شوند و موقعیت های متمایزی را به لحاظ کسب درآمد و تولید ثروت به دست می آورند.
به منظور سرعت بخشیدن به روند یادگیری شماو ارائه نکات کاربردی کوتاه و اجرایی از این پس هر ماه توصیه هایی در رابطه با الزامات رفتاری در حوزه ارتباطات روی سایت آکادمی نوآوری و کارآفرینی فردوسی قرار خواهد گرفت.
    • برای هر ملاقات حضوری یا مکالمه تلفنی برنامه داشته باشید.
    • تک تک ثانیه های برخورد اول را کنترل کنید! تاثیرات نامناسب به آسانی قابل اصلاح نخواهند بود!
    • وقت شناس باشید! طوری که دیگران ساعت خود را با شما تنظیم کنند.
    • اگر در ساعت مقرر به جلسه مورد نظر نرسیدید حتما ضمن عذر خواهی علت دیر رسیدن خود را توضیح دهید.
    • نحوه گفتار ، پوشش و عملکرد شما همیشه با زیربنایی ترین ارزش ها و باور های شما هماهنگ است. بنابراین به یاد داشته باشید مودب بودن و رفتار توام با نزاکت در شکل گیری یک برداشت اولیه مثبت نقشی به سزا دارد.
    • پوشیدن یک لباس مناسب و آراسته این پیام را منتقل می کند که شما به دنیای پیرامون خود احترام می گذارید.
    • خوشامد گویی دوستانه و معرفی همراهانتان گام مهمی است. حتی می توانید معرفی مختصری در رابطه با سمت همراهانتان نیز ارائه دهید. مثلا : « جناب آقای… مدیر آموزشی موسسه هستند.»
    • اگر شخص سوم هنگام معرفی شما نامتان را فراموش کرد ، لبخند بزنید و خود را معرفی کنید.
    • معمولا اشخاص با رتبه های پایین تر به اشخاص رتبه بالاتر معرفی می شوند.
    • هنگام معرفی خود و سمت تان به مخاطب کارت ویزیت تان را ارائه دهید.
    • کسی که معرفی می شود ، هنگام معرفی باید از جا برخیزد.
    • به هیچ عنوان در صورتی که در به یاد آوردن نام کامل یا صحیح مخاطب تردید دارید ، آن را غلط تلفظ نکنید ! بلکه ضمن عذرخواهی ، مودبانه از وی درخواست کنید تا نام خود را مجددا برای شما تکرار کند.
    • هرگز با نوک انگشتان دست ندهید. دست طرف مقابل را بیش از حد فشار ندهید.
    • منتظر بمانید تا از شما بخواهند بنشینید.
    • هرگز قوز نکنید!
    • کیف دستی خود را روی میز تحریر مخاطب خود نگذارید بلکه روی زانو یا کنار صندلی تان و به صورت ایستاده قرار دهید به طوری که هر حرکت موجب سقوط آن نگردد.
    • دست به سینه ننشینید چرا که این حالت نشانه¬ی عدم پذیرش و پرخاشگری است.
    • هنگام نشستن،با متانت بنشینید و دقت کنید که تالاپ روی صندلی نیفتید!
    • برای جابه جایی صندلی حتما از جا برخیزید. خود را با صندلی حمل کنید!
    • در معارفه ها و ملاقات های رسمی هیچ کس را با نام کوچک صدا نزنبد.
    • در صحبت های شفاهی شما دکمه برگشت ندارید، پس از دستور زبان صحیح استفاده کنید و دقت کنید کلام شما دقیقا انتقال دهنده پیامی باشد که در ذهن شماست.
    • با توجه به سطح رسمی بودن جلسه دقت کنید با مخاطب خودمانی نشوید تا وجهه حرفه ای طرفین حفظ شود.
    • رفتارهای نامناسب مثل دست زدن به اشیا روی میز، سر و صدا ایجاد کردن با لوازم تحریرتان، حرکت دادن افراطی پا و یا ناخن جویدن و ضربه زدن روی میز به وسیله انگشتان خود را متوقف کنید. این رفتار ها موجب پرت شدن حواس مخاطب شما خواهد شد.
    • نشان دهید که پذیرای شنیدن اظهارات مخاطب خود و برقراری ارتباط با او هستید . لبخند بزنید! این ظاهر با اعتماد به نفس، به شما حس اطمینان و تسلط بیشتری می بخشد.
    • بیش از این که به تنهایی صحبت کنید تلاش کنید تا به صورت موثر گوش کنید و مواردی را که لازم است برای مذاکرات بعد به یاد داشته باشید ، به خاطر بسپارید. فراموش نکنید موفق ترین مدیران فروش شنوندگان خوبی هستند.
    •   مختصر و مفید سخن بگویید.
    • اگر در برابر کسی احساس ضعف کردید، راست بنشینید ، شانه های خود را عقب بکشید و ارتباط چشمی خود را با مخاطب حفظ کنید. همین وضعیت بدنی به تنهایی می تواند نگرش منفی را از شما دور کند.
  • مردم به کسانی اعتماد می کنند که اعتماد به نفس دارند و یکی از بارز ترین ویژگی های آن این است که ارتباط « چشم در چشم » خود را حین صحبت با مخاطب حفظ کنید.
  • در پایان ملاقات قلبا از مخاطب خود تشکر کنید. وقتی مخاطب¬تان از شما به دلیل کار خوبتان تعریف می کند، تشکر کنید . نگویید : « این که کاری نبود » ! این جمله سبک کاری طرف مقابل را بی ارزش جلوه می دهد.
  • به محض تمام شدن جلسه ، محل را ترک کنید. اگر کسی پشت سرتان است، در را باز کنید خارج شوید و در را برای او باز نگه دارید تا در به او نخورد. همیشه از کسی که در را برایتان باز نگه داشته تشکر کنید. اگر کسی در مقامی بالاتر از سطح شماست بایستید تا اول او خارج شود و در صورتی که میزبان هستید در را برای میهمان خود باز کنید تا اول او وارد یا خارج شود.

پ.ن : در صورتی که ارائه مطلب در حوزه ارتباط اثر بخش به صورت نکات کوتاه و اجرایی در حوزه علاقه شما قرار دارد از طریق ارسال نظر برای این مطلب ما را مطلع نمایید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *