چگونه خوب و رسا صحبت کنیم و چگونه جذاب شویم ؟

تقسیم بندي روند جلسات دو نفره:
ـ روند جلسات دو نفره اعم از اينكه جلسه با رئيس, كارمند و يا يك غريبه باشد به 4 قسمت تقسيم مي‌شود:
1. شروع جلسه 2. تعريف موضوع جلسه 3. اداره كردن روند جلسه 4. پايان يا نتيجه جلسه
1. شروع جلسه:
ابتدا شروع جلسه را بررسي مي‌كنيم:
اولين لحظات از هر جلسه از اهميت خاصي برخوردار است, اين مرحله دستگرمي است يعني زماني كه فضا و محيطي را كه در‌ آن جلسه ادامه پيدا خواهد كرد, خلق مي‌كنيد, معمولاً اين بخش را باصحبت‌هاي معمولي و كوتاه شروع مي‌كنيد.
شايد بهترين راه براي فائق آوردن بر لحظات بلاتكليفي اول صحبت همين صحبت‌هاي معمولي باشد, اما چگونه؟ اگر جلسه در دفتر كار طرف صحبت شما باشد, مي‌توانيد به اطراف نگاه كنيد و آنگاه موضوعات مورد علاقه آن شخص را جهت شروع صحبت پيدا خواهيد كرد, فرض كنيد طرف كوهنورد است (بوسيله ديدن تصاوير كوهنوردي در اتاق و …) در چنين حالتي مي‌توانيد در مورد كوه و كوهنوردي صحبت خود را شروع كنيد, اكنون شما يك امتياز بدست آورده‌ايد بوسيله اثبات اينكه شما دو نفر يك علاقه مشترك داريد.
ـ اگر جلسه در دفتر شما برگزار مي‌شود شما مي‌توانيد صحبت خود را در مورد هوا و پوشيدن لباس‌هاي مخصوص فصل و … شروع كنيد.
ـ جاي نشستن نيز در جلسات مهم است. نقاطي در يك اتاق وجود دارد كه احساس‌‌هاي جداگانه‌اي را به افراد مي‌دهد مثل پشت ميز و يا جلوي ميز نشستن, شما بايد سعي كنيد موقعيت ضعيف جلوي ميز نشستن را براي خود بوجود نياوريد, همچنين نقاطي در اتاق وجود دارد كه در آنها قدرت مساوي پيدا مي‌كنيد, مثل كنار ميز و در كنار كسي كه پشت ميز نشسته, اما بهترين نقطه براي نشستن يك نقطه بيطرف است.
2. تعريف موضوع جلسه:
ـ اكنون قسمت دوم برخورد كاري دو نفر يعني تعريف موضوع جلسه را توضيح مي‌دهم:
ـ نكته مهم اين جاست كه اگر مي‌خواهيد طرف مقابل شما, مطالب شما را خوب درك كند بايد يك نظم منطقي را دنبال كنيد. بهترين راه براي توضيح روند موضوع جلسه, نشان دادن اخبار تلويزيون است, كه چگونه اين كار را انجام مي‌دهند. كاركنان تلويزيون معمولاً اخبار را در 3 قسمت مي‌نويسند:
الف) دورنما يا خلاصه خبر ب) نماي متوسط يا توضيح خبر ج) نماي نزديك يا تفسيرخبر
ـ خلاصه خبر يا دورنما, نماي آشنايي با موضوع است. گوينده در اينجا به نكات مهم اشاره مي‌كند. مثل اينكه يك گُل كامل را به ما نشان دهد.
ـ مرحله بعدي, نماي متوسط است, اين حالت, بيننده تلويزيون را بيشتر متوجه مي‌كند ـ اين مرحله تعدادي از گلبرگها را در اختيار دارد.
ـ بعد, نماي نزديك است, اين قلب اتفاق است, يعني تك تك گلبرگها با تمام جزئيات. اين چيزي است كه ما بايد بدان توجه داشته باشيم و در نظر بگيريم.
3. اداره كردن روند جلسه:
ـ نكاتي به عنوان راهنمايي براي تقويت توضيحات شما, هنگام صحبت و يا سخنراني؛
شما بايد موضوعي را كه مورد توجه يا اهميت طرف مقابل است را مطرح كنيد, ضمناً بايد توجه كنيد كه سعي در توضيح موضوعي معمولاً با گفتار صرف, كار بسيار مشكلي است. شما مي‌توانيد ايده‌هاي خود را هر موقع كه لازم باشد به صورت تصوير نشان دهيد, مثلاً: روي يك تكه كاغذ با رسم نمودار برنامه خود را نشان دهيد يا با اقدامي جالب, از اشياء روي ميز مثل خط كش, جا سوزني, فنجان به عنوان نماد استفاده كنيد.
همانطور كه برنامه و نقش خود را با اين نمادها مي‌سازيد, راجع به هر قدم و مرحله توضيح دهيد كه براي چيست.
ـ يك نظر ديگر اينست كه ارائه طرح خود را با يك معماي كوچك شروع كنيد, اين طرز برخورد, طرف مقابل شما را درگير مي‌كند و اين حُسن را نيز دارد كه برخورد شما تهاجمي به نظر نيايد.
ـ ممكن است هنگام توضيح دادن يك موضوع, با نظريات مخالف و ناگهاني مواجه شويم, شما بايد براي اداره كردن موقعيت در اين موقع خود را كاملاً آماده سازيد, در چنين مواقعي شما بايد ضمن يك برخورد خوب در صدد متقاعد كردن طرف مقابل برآئيد و راجع به گفته‌هاي وي اظهار نظر كنيد.
ـ نه تنها شما مي‌توانيد كليدها و نكته‌هايي از آنچه طرف مقابل مي‌گويد برداشت كنيد بلكه از حركات بدن او نيز خيلي ديدگاهها روشن مي‌شود, مثلاً مي‌توانيد بدانيد آيا شنونده شما سراپا گوش است و شما مي‌توانيد به صحبت و ارائه مطلب خود به همان روش ادامه دهيد و يا به شما علامت مي‌دهد كه فوراً حالت صحبتتان را عوض كنيد.
ـ مشكلترين موقعيت در هر جلسه و آنچه از همه بيشتر اتفاق مي‌افتد, عصبانيت و تلاش براي كنترل كردن آن است، عصبانيت مي‌تواند به آساني ايجاد شود, هنگاميكه طرف مقابل از قبول نظريه ما كه فكر مي‌كنيم بهترين نظريه است, سرباز مي‌زند ما عصباني خواهيم شد, اين طبيعي است, اما شما چطور با عصبانيت خود و طرف مقابل برخورد مي‌كنيد؟
ـ بهترين كار اعتراف به عصبانيت است, اگر عصباني هستيد مي‌توانيد از كلماتي اينچنين استفاده كنيد: (اين واقعاً من را ناراحت مي‌كند چون …)
ـ از طرف ديگر, اگر طرف مقابل نمي‌تواند به عصبانيت خود اعتراف كند ولي شما آن را مي‌بينيد, در آن صورت مي‌گوييد: «مي‌بينم كه ناراحتي, مي‌تواني به من بگويي چه چيزي اينجا ناراحتت مي‌كند؟»
ـ اين كلمات ساده به همه كمي اجازه مي‌دهد كه با عصبانيت روبرو شوند, آن را به طريقي خالي كنند و آرام گيرند و بعد مكالمه را به جهت سازنده‌اي پيش برد.
4. پايان يا نتيجه جلسه:
ـ تا اينجا راجع به 3 قسمت برخورد دو نفره صحبت شد. حالا به قسمت آخر اين بحث مي‌پردازيم:
ـ اگر جلسه مال شما بود با روش حساب شده آن را تمام كنيد. يكي يكي همه موارد مطرح شده را از بالاي فهرست خود بررسي كنيد و هرآنچه را كه تصميم گرفته شد يا قرار است تصميم‌گرفته شود مرور كنيد. در قسمت آخر جلسه, مطمئن شويد كه همه صحبت‌هاي خود را كرده‌ايد, بدون توجه موافقت نكنيد, بعضي اوقات اين بهترين موقع براي مطرح كردن و يا حتي برنده شدن يك فكر نهايي است.
جداي از هر نقشي كه در اين جلسه ايفا كرده‌ايد, جملات آخر شما خيلي مهم است, اگر جلسه شما را ناراحت كرده و يا حتي از شما انتقادي شده, ولي سعي كنيد جلسه را با يك حس مثبت و با انرژي و خوش بيني خاتمه دهيد, يا اگر جلسه مربوط به يك فكر جديد, يا روند جديدكار است, خوشبيني خود را از اين فكر جديد, ابراز نمائيد.
ـ فقط جملات آخر و بستن جلسه را فراموش نكنيد, اين كار از تلفن‌هاي بعدي و احياناً جلسات بعدي, جلوگيري خواهد كرد. بستن جلسه بايد با حرف آخر باشد.
ب)جلسات يا سخنراني براي گروه بيشتر از دو نفر:
هنگاميكه نوبت جلسات يا سخنراني‌هاي رسمي‌تر مي‌رسد, آن صحبت‌هايي كه در مقابل گروهي بزرگ يا شنونده‌ها بايد مطرح كنيد, تفاوت‌هايي با جلسات دو نفره خواهد داشت, اكنون شما مي‌بايست به گروه بزرگتري از شنونده‌‌ها فكر كنيد.
ـ در اين قسمت از راز شنونده‌ها پرده برداري مي‌كنيم:
هر گروه بيننده يا شنونده با مجموعه‌اي از خصوصيات طبيعي به محل تجمّع وارد مي‌شوند كه اطلاع از اين خصوصيات, راه ما را براي درك اينكه چه بايد بكنيم تا جمعيت را در آنچه براي گفتن داريم درگير كنيم, باز مي‌شود ـ بيائيد خود را جاي اين گروه بگذاريد؛
اول اينكه: به عنوان عضوي از گروه شنوندگان طبيعتاً به اين موقعيت عادت نداريم و حتي ممكن است ما با سخنران احساس رقابت بكنيم,‌در اينجا ما شنونده نيستيم, بلكه داور هستيم, اين قضاوت, كار را براي سخنران مشكلتر مي‌كند.
ثانياً: بيشتر جلسات و سخنراني‌ها, مربوط به ارائه يك كار جديد يا يك طرح جديد, بدليل طبيعت اين كار, سخنران را به عنوان يك قهرمان معرفي مي‌كند, اينطور به نظر مي‌رسد كه او كسي است كه مي‌خواهد ما يعني جمعيت شنونده را وادار به توافق با صحبت‌هايش بكند. بنابراين ما هم خود را بطور طبيعي تحت نفوذ احساس مي‌كنيم كه اين كار جلوي ما را براي داشتن يك فكر باز مي‌گيرد و نتيجه معمول احساس تحت نفوذ بودن هم, مقاومت است.
ثالثاً: علاوه بر اين عكس‌العمل‌هاي احساسي, سخنران بايد به مثال عيني و فيزيكي هم توجه كند, سخنران بايد در نظر داشته باشد كه شنونده‌هاي او تحت نفوذ عوامل ديگري نيز هستند. مثلاً: دماي هوا, وضعيت صندلي‌ها و … يا اينكه شما هرگز در موقع نهار نمي‌توانيد توجه آنها را بخود جلب كنيد ـ هر چيزي مي‌تواند روي گوش دادن و ميزان توجه جمعيت شنونده, تأثير بگذارد.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *