چگونه خوب و رسا صحبت کنیم و چگونه جذاب شویم ؟

یکی از دغدغه های مهم افراد در زندگی شخصی و کاری این است که چگونه صحبت کنیم که بهترین تاثیر گذاری را داشته باشد. به عبارتی در زندگي همه ما مواقعي وجود دارد که بايد در حضور چند نفر راجع به مسئله اي صحبت کنيم. ممکن است اين صحبت در جلسه يا کنفرانسي باشد که رسميت داشته باشد و ممکن هم هست که در يک جمع خانوادگي يا در محيط کار بخواهيم براي دوستان يا همکارانمان صحبت کنيم. اگر مهارت هاي لازم را در اين زمينه داشته باشيم ، قطعاً روند کار با موفقيت بيشتري انجام مي شود و به نتايج بهتري مي رسيم.
در اين مطلب, كه خلاصه‌اي از كتاب «چگونه صحبت كنيم, تا به ما گوش دهند»، نويسنده آن يعني «خانم سونيا هلمن»، روشهاي علمي را براي شناخت و درك هر شنونده‌اي را اعم از اينكه يك نفر يا بيشتر باشد با ارائه مثال‌هاي بخصوص به شما بيان مي‌كند.
الف) مكالمات يا جلسات دو نفره:
ـ در يك مكالمه دو نفره, قدم اول در ارتباط برقرار كردن, سلام و احوالپرسي و معرفي خودمان مي‌باشد ـ حال قدم بعدي, طرز ارتباط برقرار كردن در محيط كار است و نكته اصلي اين است كه چطور مي‌توانيم خود را علاقمند به گوش دادن بكنيم.
ـ يك لحظه تصور كنيد كه براي ارائه يك طرح مهم خود را آماده يك گفتگو مي‌كنيد:
چطور شروع به طرح‌ريزي مي‌كنيد, آيا اينطور نيست كه با كلمه من شروع مي‌كنيد, آيا با خود نمي‌گوييد من شروع مي‌كنم به گفتن فلان مطلب, بعد به آنها فلان چيز را مي‌گويم و ….
ـ واقعيت اين است كه اگر مي خواهيد ديگران را تشويق و ترغيب كنيد, اگر مي‌خواهيد آنها را مطلع سازيد يا تغييرشان دهيد, هر دوي شما, يعني هم فرستنده پيام و هم گيرنده آن بايد فعالانه درگير گفتگو شويد, در واقع ارتباط واقعي يعني يك گفتگوي فعالانه, وقتي شما مطلبي را مي‌گوييد, انتظار داريد كه شنوندگان واقعاً مجذوب و درگير صحبت‌هاي شما شوند, نكته مهمي كه بايد بدان توجه كنيد اين است كه گوش دادن اصولاً كار خيلي مشكلي است, بنابراين مستلزم يك تلاش متمركز است.
دريافت‌كنندگان صحبت‌هاي شما هميشه متمايل به گوش ندادن هستند وعلاقه دارند غرق افكار خود شوند و معمولاً هميشه اين سؤال را از خود مي‌پرسند كه چرا بايد گوش بدهم, بنابراين مشكل واقعي در صحبت كردن اينست كه:
«توجه شنوندگان را به خود جلب كرده و آنها را از افكار خودشان دور سازيد»
ـ اما اين كار را چگونه انجام دهيم؟ با درك و تمركز روي آنچه كه شنونده‌هاي شما آنرا مهم مي‌دانند, اين كار شدني است, اگر نتوانيد شنونده خود را به موضوع حساس كنيد, هيچوقت روي صحبت‌هاي شما متمركز نخواهند شد, براي سازگار كردن شنونده‌هاي خود بايد رفتارهايي را در خود تقويت كنيد كه احتمالاً در بدو كار بر خلاف رويه شخصي و عقايد پايه‌اي شما باشد.
ـ روش‌هاي انتقال پيام:
اكنون به روش‌هاي منتقل كردن پيام‌هاي خود به وسيله متقاعد كردن شنونده‌ها چه يك نفر و چه بيشتر شروع مي‌كنيم:
ابتدا ما بايد بدانيم يك عامل بزرگ وجود دارد كه پاسخ اين سؤال را تعيين مي‌كند كه چرا بايد گوش بدهم؟
اين عامل «علاقه به خود» است, علاقه به خود در مركز آنچه كه هر يك از ما را به حركت وا مي‌دارد, وجود دارد ـ به سؤالات زير توجه كنيد:
ـ چه چيزي توجه شما را در محيط‌ كار جلب مي‌كند؟ كدام برنامه را زودتر انجام مي‌دهيد؟ و …
جواب اين سؤالات همه به دور همان عامل مي‌چرخد ـ يعني «علاقه به خود» ـ هنگاميكه با همكاران خود ارتباط برقرار مي‌كنيد استفاده از عامل «علاقه به خود» كار مشكلي نيست, چون شما تجارب مشترك زيادي داريد, مثلاً شما خصوصيات و اخلاق همكار يا رئيس خود را كاملاً مي‌شناسيد.
ـ اينها كليدهاي مهمي هستند جهت بوجود آوردن راهبردهايي براي كنار آمدن با مخاطبين, شما بايد حتي راهبردهاي ارتباطي خود را در محدوده يك نياز مشترك بين همه انسانها يعني «نياز به قدرت داشتن» طرح‌ريزي كنيد, چون, انسانها هنگاميكه احساس مي‌كنند قدرتي دارند, بهتر مي‌توانند ارتباط برقرار كنند.
ـ تصور كنيد, شما خواسته‌ايد با يك كارمند زيردست خود جلسه‌اي داشته باشيد. شما به راستي از موضع قدرت برخورداريد, اما اگر مي‌خواهيد يك مكالمه با نتيجه داشته باشيد و نه فقط يك برخورد يك طرفه, بايد قدرت را تا حدي توازن ببخشيد, مثلاً اگر كارمندي در غياب شما, خود تصميم به كار گرفته باشد كه نياز به اطلاع شما داشته است, شما به ۲ طريق مي‌توانيد با او برخورد كنيد:
۱. آقاي محترم, من بارها به شما گفته‌ام در اينجا من هستم كه تصميم‌ مي‌گيرم چه كاري انجام بگيرد و چه كاري انجام نگيرد.
۲. من افتخار مي‌كنم كه در خدمت شما هستم, فقط خواهش مي‌كنم در اين كارها, حتي الامكان با دفتر من هماهنگ شود.
ـ همانطور كه مي‌بينيد, در مثال اول رئيس فقط درصدد به اثبات رساندن قدرتش است, ولي در مثال دوم رئيس ضمن دادن تذكرات لازم, سعي كرد كه بين خود و همكارش, ميزان قدرت به توازن برسد.
ـ شما مي‌توانيد در طول يك جلسه به كارمندان خود اجازه ابراز نظر مخالف دادن را بدهيد و او را مطمئن سازيد كه صادقانه اين اجازه را مي‌دهيد.
ـ از طرف ديگر نظر به اينكه با چه كسي صحبت مي‌كنيد, موضوع قدرت ابعاد ديگري بخود مي‌گيرد ـ در اينگونه موارد ميزان قدرتي كه خود اميدوار هستيد بتوانيد به كار بگيريد نه تنها بستگي به موضوع و شرايط دارد, بلكه به موقعيت و شخصيت افراد مقابل شما نيز بستگي دارد.
ـ انواع شخصيتهاي كاري:
۳ شخصيت كاري پايه وجود دارد:
۱. انجام دهنده‌ها ۲. پيوند دهنده‌ها ۳. تأثيرگذاران
۱. انجام دهنده‌‌ها:
اين افراد خود برانگيخته و با هدف هستند كه به تشويق ديگران احتياج ندارند, افراد با اين نوع شخصيت فكر مي‌كنند كه مناسبترين فردي هستند كه مي‌توانند هدف و استانداردهاي لازم براي هر كاري را تعيين كنند.
شما به اين افراد مي‌توانيد چنين بگوئيد: «من متوجه هستم كه اين راه, راه درست انجام دادن اين كار است اما يك نكته ديگر هست كه ممكن است كمي به سرعت عمل ما كمك كند به نظر شما چطور است…»
دراين مورد شما به دليل قبول كردن راه و دستورالعمل انجام دهنده براي انجام پروژه به او قدرت داده‌ايد اما در عين حال از ديدگاه خود و احتياج خود نيز صحبت كرده‌ايد وتا حدي براي خود قدرت كسب كرده‌ايد.
۲. پيوند دهنده‌ها:
بر خلاف اين يك رئيس پيوند‌دهنده در صورتي احساس قدرت مي‌كند كه مورد احتياج باشد. به اين شخص چنين مي‌توانيد بگوييد: «اين پروژه واقعاً ايده جالبي است. خيلي خوشحالم كه شما از من خواستيد در گروهتان شركت داشته باشم. ما داراي توانايي و تخصص در اين مورد هستيم و مطمئنم مي‌توانيم اين كار را انجام دهيم …». بار ديگر بوسيله در نظر گرفتن احتياج پيونددهنده‌ها براي همكاري و كار گروهي, شما موضوعات را بر طبق احتياج خود برنامه‌ريزي كرده‌ايد.
۳. تأثيرگذاران:
بالأخره يك رئيس تأثيرگذار كه به جربزه شخصي, اقتدار و كنترل عقيده دارد و به وسط صحنه بودن, عادت دارد ـ به او مي‌گوئيد «حالا كه شما اين گروه را انتخاب كرده و راه انداخته‌ايد, گروه ما با تلاش كار را انجام خواهند داد… ممكن است من هم در كارهاي اين قسمت سهيم كنيد, فكر مي‌كنم مي‌توانم كمك بزرگي باشم».
با اين صحبت شما احتياج تأثيرگذار براي رهبري يك گروه موفق را شناخته‌ايد و همچنين قدرت او را براي انتصاب شما به آن پستي كه خود شما ترجيح مي‌دهيد مورد توجه قرار داده‌ايد. ـ هيچكدام از ما هميشه و در تمام موقعيت‌ها, فقط يك شخصيت كاري نداريم ـ اما با اين وجود اگر با دقت به شخصيت ذاتي همكاران خود بنگريم, قادر خواهيم بود كه با موفقيت بيشتر با آنها ارتباط برقرار نماييم.
ـ چگونگي موفقيت در ارتباط كاري:
ـ ديديم كه چگونه مي‌توانيم طرف مقابل را در يك برخورد كاري ارزيابي كنيم, حالا براي برداشتن قدم بعدي, براي موفقيت در ارتباط كاري, مطالبي را بيان مي‌كنيم:
ـ شروع مطالب جديد را با سؤالي آغاز كنيم: چگونه براي برخوردهاي كاري برنامه‌ريزي كنيم؟
بيشتر اوقات برنامه‌ريزي براي يك برخورد كاري, با تنش و فشار عصبي همراه است. در فكر اين هستیم که
چه بگوييم؟ و چطور شروع كنيم؟ ابتدا يك تعداد يادداشت مي‌نويسيم و بعد آنها را دور مي‌ريزيم و دوباره مي‌نويسيم.
يك راه خيلي منظم و حساب‌شده‌ اينست كه شما بايد با برنامه پيش برويد و هميشه از قبل آماده باشيد. هنگاميكه شما در موقعيت يك برخورد كاري قرار مي‌گيريد بايد انعطاف‌پذير باشيد, بايد لحظه را دريابيد و بتوانيد از راههاي مختلف استفاده كنيد. اما بايد كار را قبل از انجام دادن با يك راهبرد مشخص شروع كنيد ـ موقعيت را بررسي كنيد و آنگاه براي انجام دادن آماده شويد.
جهت آماده شدن براي هر نوع برخوردي, همانطور كه گفته شد شما بايد نيازها و ويژگي‌هاي طرف مقابل را شناسايي كنيد, روش خوب اينست كه بنشينيد و سرِفرصت و با دقت به اين موضوع فكر كنيد ـ همه چيز را يادداشت كنيد, اين كار از اقدامات نسنجيده شما جلوگيري مي‌كند, همچنين شما را از توانمندي‌هايتان براي برخورد با اين موضوع آگاه مي‌سازد ـ مثالي كه به شما نشان خواهد داد با يك مشكل در محيط كار چگونه برخورد كنيد:
ـ اگر يكي از كارمندان شما, گزارش‌هايش را دير ارسال مي‌كند, و هدف شما اين باشد كه گزارش‌ها را به موقع دريافت كنيد و وي متوجه خطاي خود شود شما بايد به اهداف كارمند ياد شده توجه كنيد براي اين كار كافيست به سادگي خود را جاي او بگذاريد, اگر رئيس شما در يك جلسه به شما اعلام مي‌كرد كه گزارش‌هاي شما هميشه تأخير دارند, شما چه مي‌كرديد, احتمالاً شما اين موارد را در نظر گرفته‌ايد: حفظ موقعيت كار ـ پيشگيري از عصبانيت رئيس و سعي در به موقع تحويل دادن كارها.
اگر شما با كارمند خود خيلي جدي و
قاطع صحبت كنيد و احتمالاً روي ميز مشت بكوبيد, كارمند تمركز خود را نسبت به صحبت‌ها و منظور شما از دست داده و بدون شك حالات دفاعي بخود مي‌گيرد و بهانه‌‌هاي مختلف مي‌آورد و در نتيجه اهداف هيچكس مورد توجه قرار نمي‌گيرد؛ بجاي اين كار اگر به وي بگوييد: «ببين آقاي عزيز, اگر مي‌بيني عقب مي‌ماني و نمي‌تواني گزارش‌ها را به موقع تحويل دهي, قبل از هر چيز, بيا و موضوع را با من در ميان بگذار, به اين ترتيب ما مي‌توانيم مشكل را با هم حل كنيم», حالا راه درست اين بود, شما با اين كار به ۳ هدف در آن واحد مي‌رسيد:
۱. كارمند را مطمئن كرديد كه وي قادر به انجام دادن كار است.
۲. وضعيتي ايجاد كرديد كه گزارش‌ها دير نرسند.
۳. سوم اينكه با ايجاد يك محيط راحت و صميمي كارمندتان را بر آن داشتيد كه حتماً اين كار را انجام دهد

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *