مواردی درباره نحوه آمادگی برای سخنرانی

۳ امر مسلم پايه‌اي وجود دارد كه شما, در مورد نحوة آمادگي براي ارائه نظريات يا صحبت‌هايتان, بايد به آن توجه كنيد:
اول: شناسايي شنوندگان, دوم: تصميم‌گيري راجع به نقش شما در برابر آنها, سوم: طراحي سخنراني
اول: شناسايي شنوندگان :
ـ اولين كار شما يعني شناسايي جمعيت در واقع, احتياج به همان فنوني دارد كه شما در برخورد دو به دو به آن احتياج دارد, فقط اينجا شما بايد پيام خود را بر اساس اهداف, احتياجات و توقعات گروهي از مردم شكل دهيد ـ اين كار مستلزم سعي بيشتري است, اما تنها راهي است كه بوسيله آن شما مي‌توانيد روي روش و نوع برخورد خود براي جلب و درگير شدن شنونده‌ها تصميم‌گيري كنيد ـ راجع به اين گروه بزرگ چه چيزي را لازم است پيدا كنيد:
اولاً : شما بايد متوسط سن و جنسيت آنها را بدانيد ـ شما همچنين بايد سطح تحصيلي و حرفه‌اي شنوندگان خود را بدانيد, آيا مردم عادي هستند, آيا بيشتر آنها تحصيلات عادي دارند؟
پاسخ همه اين سؤالات روي انتخاب لغات, تصاوير و همه مطالب ديگر تأثير مي‌گذارد, اگر شما با گروه شنونده‌هاي خود آشنايي قبلي داريد, احتمالاً پاسخ بيشتر اين سؤالات را داريد, اما حتي اينجا شما بايد چند سؤال اساسي ديگر را از خودتان بپرسيد.
مثلاً: آيا شنونده‌هاي شما, شخص شما را مي‌شناسند؟ ـ آيا رابطه شما با آنها رسمي است؟ ـ موقعيت كاري شما روي آنها چه اثري دارد؟ ـ آيا شما را از خود برتر مي‌بينند؟ ـ آيا آنها پيش از وقت, شرطي شده و به هر آنچه مي‌گوييد, توجهي نمي‌كنند؟
جواب اين سؤالات به شما كمك خواهد كرد كه در مورد برخورد خود تصميم‌گيري كنيد كه فقط اعتماد اين جمع را بخود جلب كنيد, قبل از اينكه حتي شروع به گفتن مطالب خود كرده باشيد, چقدر رسمي و يا غير رسمي بايد باشيد و در چه قسمت‌هايي از صحبت بايد با جزئيات وارد شده و روي چه مسأله‌اي بيشتر متمركز شويد ـ هنگامی که  شنونده‌هاي خود را شناسايي كرديد, آماده دومين كار هستيد, يعني:
دوم: انتخاب نقش خود:
اگر قرار است اطلاعاتي به آنها بدهيد, شما نقش يك راهنما را براي آنان خواهيد داشت ـ شما نبايد طوري برخورد كنيد كه در آنها احساس همدلي ايجاد نشود بلكه بايد به آنها اين اطمينان را بدهيد كه براي تقسيم كردن دانسته‌هاي خود با آنان آنجا هستيد ـ مثلاً از كاركنان خود مي‌خواهيد كه مقداري بيشتر كار كنند, شما نمي‌توانيد به يكباره شروع كنيد و بگوئيد كه بخاطر منافع اداره, بايد اين كار را انجام دهيد, در چنين حالتي آنها از جلسه دور خواهند شد, در عوض بايد نقش رهبر را بازي كنيد و نشان دهيد كه چطور وقف اين كار هستيد و آنها را متقاعد سازيد كه راه شما را دنبال كنند.
ـ در بعضي اوقات, لازم است كه شما اطلاعاتي منفي را به شنونده‌هاي خود منتقل كنيد, مثلاً: اوضاع اداره عالي نيست يا مشكلات پيش بيني نشده‌اي پيدا شده‌اند.
ـ اگر خبر بدي داريد, در ابتداي صحبت خود آنرا مطرح كنيد اما آنرا با زباني غيررسمي و با سرعت بيان كنيد و بعد وارد يك فضاي سازنده و خوش‌بين شويد
سوم: طراحي سخنراني:
ـ تا اينجا شما شنونده‌هاي خود را شناسايي كرده‌ايد و راجع به نقش خود نيز تصميم گرفتيد, حالا آماده هستيد كه متن صحبت خود را طراحي كنيد, اول مي‌خواهيد صحبت خود را قسمت‌بندي كنيد, اما تجربه نشان داده است كه موفق‌ترين شكل ارائه مطلب اين است كه:
ـ مطالبتان را اول با مقدمه كوتاه شروع كنيد, شما صحبت را با يك جمله كه مغز كلام شما را بيان مي‌كند شروع كنيد, هنوز وقت جزئيات نرسيده است, بعد موضوع انگيزش مطرح مي‌شود, به شنونده‌ها مي‌گوئيد كه چرا گوش بدهند, و چه نتيجه‌اي براي آنان خواهد داشت.
ـ پس از اين به شنونده‌هاي خود يك توضيح كوتاه راجع به نحوة ارائه مطالبتان مي‌دهيد, شنونده‌ها احتياج دارند كه نظم و تقسيم‌بندي موضوع صحبت‌هاي شما را بدانند, پس شما بايد به آنها اجازه دهيد كه تقسيم‌بندي‌ و عناويني را كه شما از قبل آماده كرده‌ايد, ببينند, اين محركي است كه باعث مي‌شود آنها تا آخر با شما بمانند.
حالا موقع آنست كه به قلب صحبت خود برسيد, اكنون شما, شنونده‌ها را قدم به قدم به نكته اصلي رسانده‌ايد, آنها مي‌توانند به وضوح برنامه شما را تجسم كنند.
وقتي شما جزئيات را توضيح مي‌دهيد احتياج به مثالهايي هم داريد كه به فهم نظريات شما كمك كنند, وقتي در قلب صحبت خود هستيد, در موقعيت‌هاي مناسب, بعضي مطالب را بازتر بيان كنيد, دراين هنگام به شنونده‌اي كه ديرتر مطالب را درك مي‌كند فرصت بدهيد كه به بقيه برسد و خود شما هم فرصتي داريد كه توجه كساني را كه دست از گوش دادن كشيده‌اند, دوباره بخود جلب كنيد.
زمانيكه به آخر و نتيجه‌گيري صحبت‌هاي خود مي‌رسيد, هيچگاه طولاني‌تر از آنچه لازم است صحبت نكنيد, خيلي خلاصه همه نكات را جمع‌بندي كنيد و به هم ربط دهيد.
ـ چند فن خاص براي نحوه ارائه صحبت‌هاي بيادماندني:
ـ يكي از بزرگترين عوامل براي گرفتن پاسخ موافق به سؤال چرا بايد گوش بدهم, مستقيماً به ديدگاه و شنونده‌ها نسبت به شما بستگي دارد, در واقع اين در همه موارد برخورد كاري صادق است, چه بحث با يك همكار يا ارائه يك گزارش در يك جلسه گروهي. بيننده‌ها و شنونده‌ها, كوچك يا بزرگ.
بطور غريزي, هنگامي كه مخاطب قرار مي‌گيرند, كسل مي‌شوند. براي مثال زماني كه كسي با ما شروع به صحبت مي‌كند, ما تقريباً هميشه از خود سؤال مي‌كنيم كه اين فرد چه نيتي دارد؟
ـ توانمندي شخصي بخصوص سخنران ما را مجذوب كرده و وا مي‌دارد تا گوش بدهيم, اگر سخنران جذاب و صادق باشد به او گوش مي‌دهيم ـ چرا؟
خيلي ساده است, به اين دليل كه برخورد, برخوردي تازه است. بيشتر سخنرانها با يك حالت خيلي جدي و جداي از جمعيت, رفتار مي‌كنند, وقتي ما يك لحن گرم‌تر و راحت‌تر را مي‌شنويم, بي‌اختيار جلب مي‌شويم.
از طرف ديگر اگر سخنران از خودراضي و يا خسته كننده باشد ما احساس ناراحتي مي‌كنيم و ممكن است به سختي به صحبت‌هاي او گوش فرا دهيم, بدتر از اين, يك سخنران كه خيلي مبهم و يا پيچيده صحبت مي‌كند, بقدري در ما فشار عصبي ايجاد مي كند كه براي دفاع از خود هيچ راهي جز گوش نكردن نداريم.
ـ مهمترين چيزي كه بايد بدانيد اين است كه اولين اطلاعاتي كه شنونده مي‌خواهد داشته باشد اين مي‌باشد كه شما چه كسي هستيد.
ـ سعي در پيدا كردن ارتباط موفق با شنونده, راه مشكلي به نظر مي‌رسد اما بايد بدانيدكه همه ما بطور غريزي اين كار را انجام مي‌دهيم.
وقتي در جايي به كسي معرفي مي‌شويد, چكار مي‌كنيد؟ ـ مگر نه اينكه لبخند مي‌زنيد, اين مقدمه برقراري رابطه است, يا شايد يك طنز تعريف مي‌كنيد ـ همين روش را در برخوردهاي كاري و سخنراني‌ها هم مي‌توانيد انجام بدهيد.
ـ بهترين برخورد يك برخورد صميمي است. البته شما مي‌خواهيد با شنونده‌هاي خود, با روشي كه شما راحت هستيد صحبت كنيد, بنابراين بايد مقدمه‌اي كه براي شما مناسب است پيدا كنيد.
مثل: يادآوري يك تجربه مشترك, طنز و … ـ اين طرز برخورد, شنونده‌ها را به شما نزديك‌تر مي‌كند, در ادامه صحبت, سعي كنيد تا آنجايي كه مي‌توانيد, صحبت خود را انساني كنيد, چون انسانها با مباحث انساني كه خود را به آن مرتبط مي‌دانند, بيشتر رابطه برقرار مي‌كنند, حتماً مي‌پرسيد چطور مي‌شود مثلاً يك گزارش مالي و يا يك نمودار را انساني كرد؟ شما بايد به تجربه بدانيد كه هر قدر اطلاعات عيني و خشك باشد, با كمي خلاقيت مي‌توان آن را انساني كرد.
مثلاً: شما مي‌توانيد راجع به كوشش‌هاي خلاق افرادي كه نمودارها را رسم نموده‌اند, توضيح دهيد تا شنوندگان يا بيننده‌ها بتوانند تجربيات خود را با اشخاص پشت صحنه اين كار ارتباط دهند. چيز ديگري كه بايد در هر نوع صحبت به خاطر داشت, اينست كه شما نمي‌توانيد با وانمود كردن به چيزي كه نيستيد به جايي برسيد.اگر فكر كنيد كه شنوندگان, اشخاصي مثل خود شما هستند, با احساس‌ ترس و هيجاني كه در هر سخنراني ممكن است بوجود بيايد, مي‌توانيد مقابله كنيد.

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *